Sygnalista - zgłoszenie zewnętrzne
- Przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego mogą być działania lub zaniechanie działań niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa w zakresie dziedzin:
1) korupcji
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finasowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodność z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych skarbu państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publiczno-prawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt. 1-16.
Przedmiotem naruszenia może być również działalność zmierzająca do zatajenia któregokolwiek z naruszeń wymienionych w punktach powyżej.
- Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje
o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą w szczególności:
1) pracownik współpracownicy oraz byli pracownicy i współpracownicy Urzędu,
2) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysta, praktykant, wolontariusz.
3) osoby działające w imieniu i na rzecz Urzędu,
4) wszelkie inne osoby w jakikolwiek sposób powiązane z Urzędem, w szczególności: osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia nieprawidłowości
5) przedsiębiorca, osoba prowadzącej działalność na własny rachunek, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, jeśli czyn pozostał w związku z wykonywaniem umowy zawartej z Urzędem.
Osoby, które posiadają informację na temat nieprawidłowości i naruszeń występujących przy wykonywaniu pracy lub przy realizacji zadań na rzecz:
Urzędu Miejskiego w Skórczu /Jednostek organizacyjnych.
W jej imieniu lub w jej interesie, powinny bezzwłocznie dokonać zgłoszenia wskazując na fakty, zdarzenia i okoliczności im wiadome. Osoby te powinny działać w dobrej wierze oraz w oparciu o racjonalne elementy faktyczne i w interesie publicznym.
Zgłoszenia dokonywane są w sposób jawny. Nie będą rozpatrywane zgłoszenia anonimowe. Zgłoszenie powinno być udokumentowane i szczegółowo opisane w celu umożliwienia zbadania zasadności zgłoszonych faktów.
Osobami właściwymi do otrzymywania i analizowania zgłoszeń są pracownicy urzędu wyznaczeni do obsługi zgłoszeń (Komisja do spraw zgłoszeń zewnętrznych) powołana zgodnie z Procedurą przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz działań następczych w wyniku zgłaszania naruszeń prawa określonych w Zarządzeniu nr 96/2024 Burmistrza Miasta Skórcz z dnia 4 grudnia 2024 roku w sprawie ustalenia w Urzędzie Miejskim w Skórczu procedur przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz działań następczych w wyniku zgłaszania naruszeń prawa.
- Urząd Miejski w Skórczu zapewnia następujące kanały zgłoszeń zewnętrznych:
1) w postaci elektronicznej poprzez przesłanie wiadomości e-mail na adres: sygnalista@skorcz.pl; skrzynka e-mail, obsługiwana jest tylko przez osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń;
- 2) w postaci pisemnej za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres Urząd Miejski w Skórczu, ul. Główna 40, 83 – 220 Skórcz z dopiskiem na kopercie oraz na zgłoszeniu „Zgłoszenie zewnętrzne do Burmistrza Miasta Skórcz";
- 3) oraz ustnie poprzez sporządzenie protokołu z rozmowy lub nagrania rozmowy podczas spotkania;
- Zgłoszenie zewnętrzne zawiera w szczególności:
1) informację, jakiego obszaru dotyczy zgłoszenie,
2) opis nieprawidłowości - opis zgłaszanego incydentu,
3) datę i czas naruszenia;
- 4) dane osobowe Sygnalisty.
- Zgłoszenie zewnętrzne może dodatkowo zawierać:
- 1) istotne informacje dodatkowe dotyczące naruszeń - świadkowie, dane osoby, która zastała pokrzywdzona na skutek nieprawidłowości,
2) adres do kontaktów,
3) załączniki - dowody lub dokumenty istotne w sprawie,
- 4) podpis osoby zgłaszającej, jeśli zgłoszenia dokonano w formie papierowej.
- Tryb postępowania w przypadku zgłoszeń zewnętrznych określony jest w Zarządzeniu nr 96/2024 Burmistrza Miasta Skórcz z dnia 4 grudnia 2024 roku w sprawie Ustalenia w Urzędzie Miejskim w Skórczu procedur przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz działań następczych w wyniku zgłaszania naruszeń prawa.
W przypadku zgłoszenia zewnętrznego, postępowanie ma na celu weryfikację informacji zgłoszonych przez sygnalistę, zgodnie z przyjętymi procedurami.
Zgłoszenia są przyjmowane i rejestrowane przez wyznaczonego członka komisji do spraw zgłoszeń zewnętrznych.
Zgłaszający może zostać poproszony o przedstawienie dodatkowych informacji lub wyjaśnień, które są niezbędne do wyjaśnienia sprawy. Informacje będą wyjaśniane w sposób zapewniający ochronę osoby zgłaszającej i poufność danych.
- Ochrona osoby zgłaszającej.
Burmistrz Miasta gwarantuje poufność zgłoszenia oraz danych w nim zawartych, a także anonimowość Sygnalisty, który prześle zgłoszenie, również w sytuacji, gdy okaże się ono bezzasadne.
Burmistrz zastrzega sobie prawo podjęcia odpowiednich działań w stosunku do wszystkich osób, które zastosują lub zagrożą, że zastosują działania odwetowe wobec Sygnalistów.
Jeżeli Sygnalista dobrowolnie podaje dane osobowe, będą one przetwarzane zgodnie z obowiązującą w Urzędzie Miejskim w Skórczu polityką ochrony danych osobowych.
Dane osób wskazanych w zgłoszeniach będą przetwarzane w ramach dotychczasowych stosunków prawnych łączących te osoby z Urzędem / Jednostkami organizacyjnymi tj. w szczególności w celu oceny czy zachodzą podstawy rozwiązania umowy lub zastosowania innych sankcji właściwych dla danego stosunku prawnego.
- Termin przekazania informacji zwrotnej i jej zawartość
Organ zobowiązuje się do udzielenia informacji zwrotnej zgłaszającemu w terminie nie dłuższym niż trzy miesiące od dnia przyjęcia zgłoszenia. Informacja zwrotna obejmuje:
- potwierdzenie otrzymania zgłoszenia w terminie 7 dni,
- informacje o podjętych lub planowanych działaniach w związku z wyjaśnieniem zgłoszonych informacji,
- informacje o zakończeniu postępowania i jego ostatecznym wyniku, jeśli jest to możliwe do przekazania.
- Zasady poufności przy zgłoszeniach zewnętrznych
1) Dane osoby dokonującej zgłoszenia zewnętrznego oraz wszelkie szczegóły zgłoszenia są objęte zasadą poufności. Tożsamość zgłaszającego oraz wszelkie informacje pozwalające na jego identyfikację są przetwarzane jedynie przez uprawnione osoby i nie będą ujawniane bez zgody zgłaszającego.
2) Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości. W przypadku wyrażenia zgody przez Sygnalistę, administrator będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez Sygnalistę, lub w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych.
3) Zgoda Sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
4) Przed takim ujawnieniem danych osobowych Sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym Sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
- Zasady przetwarzania danych osobowych.
1) Podmiot publiczny przetwarza dane osobowe w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.
2) Administrator zbiera tylko dane niezbędne. Dane niemające znaczenia dla zgłoszenia, nie są zbierane. Dane przypadkowo zebrane są niezwłocznie usuwane, nie później niż do upływu 14 dni od momentu ustalenia, że nie są niezbędne.
3) Informacje o przetwarzaniu danych osobowych znajdują się w n/w klauzuli informacyjnej:
INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH
Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwanym dalej: „RODO”), informujemy, iż:
- 1. Administratorem danych osobowych jest Burmistrz Miasta Skórcz, ul. Główna 40, 83-220 Skórcz, tel: (+48 58) 582-47-54, e-mail: miasto@skorcz.pl
- Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych: Jacek Kędzierski, e-mail: iod@skorcz.pl
- Administrator danych osobowych przetwarza dane osobowe na podstawie:
- 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z przepisami powszechnie obowiązującego prawa,
- 6 ust. 1 lit. e) RODO.
- Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu:
- wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów
- wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi.
- Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa oraz inne podmioty, które na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych podpisanych z Administratorem przetwarzają dane osobowe.
- Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w pkt. 4, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
- W zakresie, w jakim zostało to określone w RODO, przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:
- prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych,
- prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych,
- prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym),
- prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
- prawo do przenoszenia danych,
- prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
- W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu przez Administratora Pani/Pana danych osobowych przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
- Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe w sytuacji, gdy przesłanką przetwarzania danych osobowych stanowi przepis prawa lub zawarta między stronami umowa.
- W toku przetwarzania, dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego.
- Podane dane nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym nie będą podlegać profilowaniu.
- Schemat działań następczych.
Po dokonaniu zgłoszenia zewnętrznego organ przeprowadza działania wyjaśniające w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, mające na celu ustalenie stanu faktycznego.
Pierwszym celem jest ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu.
Drugim jest przeciwdziałanie naruszeniu prawa, które było przedmiotem zgłoszenia.
Sprawdzenie informacji może stanowić przedmiot różnego rodzaju postępowań wyjaśniających lub kontrolnych.
Na żądanie Sygnalisty organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie.
Osoby upoważnione do wykonywania działań następczych wykonują z należytą starannością wszystkie działania mające na celu potwierdzenie bądź nie, naruszeń prawa przedstawionych w zgłoszeniu.
Jeżeli okaże się, że posiadane informacje o naruszeniu prawa nie leżą w kompetencji podmiotu przyjmującego zgłoszenie osoba upoważniona zobowiązana jest do przekazania posiadanych informacji do określonego organu publicznego.
- Środki ochrony prawnej i ochrona przed działaniami odwetowymi.
Osoba dokonująca zgłoszenia jest chroniona przed wszelkimi działaniami odwetowymi, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Działania odwetowe to wszelkie działania prowadzące do pogorszenia sytuacji Sygnalisty w związku z dokonaniem zgłoszenia, pod warunkiem istnienia związku między pogorszeniem a przekazaniem informacji przez Sygnalistę.
Urząd zapewnia wsparcie prawne oraz możliwość uzyskania poufnej porady na temat przysługujących jej praw i dostępnych środków ochrony prawnej. W przypadku działań odwetowych Sygnalista ma prawo do zgłoszenia skargi do właściwych organów.
Urząd Miasta Skórcz zastrzega sobie prawo podjęcia odpowiednich działań w stosunku do wszystkich osób, które zastosują lub zagrożą, że zastosują działania odwetowe wobec Sygnalisty.
Sygnalista jest chroniony przed odpowiedzialnością za naruszenie poufności informacji pod warunkiem, że działał w dobrej wierze i w przekonaniu, że zgłoszone przez niego informacje są prawdziwe.
- Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
W przypadku potrzeby kontaktu z Rzecznikiem Praw Obywatelskich, wszelkie zgłoszenia można kierować na adres:
Rzecznik Praw Obywatelskich
Al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa
Telefon: (+48) 22 55 17 700
Strona internetowa: https://www.rpo.gov.pl
Adres mailowy biurorzecznika@brpo.gov.pl